Пилот проектот за грантовите за развој на училиштата почна да се спроведува во јануари 2004 со 10 училишта избрани преку група на транспарентни критериуми (вклучувајќи ги степенот на образование, големината, етничката припадност, локацијата) од регионот на Скопје. Целта на овој пилот проект беше да се тестира имплементацијата во Македонија на една идеја која се покажа ефективна во другите делови на светот преку пренесување на одговорноста за управување од централните агенции на самите училишта, така поставувајќи го донесувањето на важни одлуки во рацете на оние кои се најмногу засегнати од нив, кои ги разбираат и можат да ги спроведат на дело.

Пилот проектот беше заснован на циклусот за развој на училиштата, кој се одликува со последователна изведба на три фази: самоевалуација на училиштата (СЕУ) и план за развој на училиштата (ПлРУ), кои водат до предлог проект за развој на училиштата што треба да се финансира со грант за развој на училиштата (ГРУ). Апликацијата за грант се заснова на предлог проект за училиштето, кој од своја страна се заснова на приоритетите изложени во планот за развој на училиштето. Пилот училиштата добија техничка асистенција за методологиите за спроведување на подготовката за самоевалуацијата на училиштата, плановите за развој на училиштата и апликациите за грант.

Десетте училишта вклучени во проектот беа:
Средни училишта:

• 8 Септември
• Браќа Миладиновци
• Зеф Љуш Марку

Основни училишта:

• Браќа Миладиновци
• Браќа Рамиз и Хамид
• Тефејуз
• Бајрам Шабани
• Рајко Жинзифов
• Крум Тошев
• Јордан Хаџи Константинов - Џинот

Разновидноста на овие училишта, од основни до средни стручни и гимназии, обезбеди солиден обем на капацитети за спроведување на вакви активности и за оценување на потребите од поддршка и обука.

Образование за промени, консултантска фирма со седиште во Лондон, работејќи заедно со македонски консултанти, помогна во имплементацијата на пилот фазата на проектот, со тоа што ја подготви рамката за самоевалуација и материјалите за обука, и ја обезбеди потребната поддршка на училиштата во текот на процесот. Пилот проектот се одвиваше од јануари до јуни 2004.

Заснована на научените лекции од пилот проектот, програмата за грантовите за развој на училиштата ќе се распространи низ целата земја почнувајќи од 2005 година. Сите основни и средни училишта ќе имаат право да аплицираат за грантови. Износот на грантовите ќе биде заснован на формула што вклучува распределба на средства по глава на ученик помеѓу останатите критериуми, и ќе изнесува помеѓу приближно 8000 USD за мали основни училишта до 30 000 USD за големи средни училишта.

Основната одговорност за имплементацијата на грантовите ќе ја имаат училиштата, под надзор на своите Училишни одбори, раководството на училиштето и персоналот. Освен ова, во рамките на проектот ќе се формираат Регионални одбори за евалуација (РОЕ) кои ќе ги оценуваат апликациите за грантовите врз основа на критериумите поставени во пилот фазата.

Самоевалуацијата на училиштата е оценка на состојбата на училиштето, процес кој им помага на училиштата да ги утврдат своите проблеми и можности, според една детална рамка. Во текот на пилотот, училиштата овозможија различните групи од училишната заедница, вклучувајќи ги наставниците, родителите и учениците, да ги искажат своите мислења и чувства во врска со организацијата на училиштето и климата во него. Пилот училиштата потврдија дека со процесот значително се зголеми учеството на родителите и учениците во животот на училиштето. Тој создаде динамика за развој во училиштата, чувство на зголемување на овластувањата, и објективна анализа на потребите на училиштето во врска со постигнувањата на учениците, училишната клима, до професионалниот развој на персоналот. Првата фаза од циклусот го одзеде најголемиот дел од времето определено за пилотот, и претставуваше голем предизвик за училиштата.

Рамка за самоевалуацијата на училиштата:
Врз основа на меѓународното искуство, рамката за самоевалуација опфаќа седум суштествени области во образованието.
Во рамката се наведени неколку прашања кои училиштата треба да си ги постават. За да одговорат на прашањата, училиштата мораат да објаснат како дошле до одговорот и врз основа на кои податоци тој се заснова.
Рамката вклучува прашања како:
Наставни планови и програми: Дали постојат можности за интегративни пристапи кон содржините (т.е. дали можат да се вклучат во повеќе од еден предмет)?
Постигнувања на учениците: Дали сите групи ученици имаат поеднакво добри постигнувања по сите предмети, односно и момчињата и девојињата, и сите етнички групи?
Учење и настава: Како наставниците осигуруваат дека учениците имаат задачи, активности и ресурси соодветни на нивните потреби и начини на учење, посебно во групите на ученици со различни способности?

Поддршка на учениците: Какви системи има организирано училиштето за да им помогне на момчињата и девојчињата во изборот на нивното идно образование, обука или вработување?

Училишната клима: Како училиштето ги поттикнува родителите да се вклучат во учењето на нивните деца? На кои други начини родителите се вклучени во животот на училиштето?

Ресурси: Какви процедури постојат за оценување на работата на наставниците и за утврдување на нивните потреби од професионален развој (поединечно и на ниво на училиштето)?

Раководство: Дали училиштето има политика и правила кои се однесуваат на: дисциплината и казнените мерки; поведението; малтретирањето; сексуалната злоуптотреба и дискриминацијата?

Фазата за развојното планирање на училиштата има за цел креирање на тригодишна визија за унапредување на училиштата, за разрешување на проблемите и за подобрување на аспектите утврдени како предизвици во самоевалуацијата на училиштата. Пилот училиштата ги засноваа своите ПлРУ на визиите на наставниците, родителите и учениците за нивните училишта. Тие утврдија цели и активности за остварување на тие цели, во реалистична временска рамка, земајќи ги во предвид ограничувањата при имплементацијата.

Предлогот за развој на училиштето којшто логички произлегува од приоритетите во ПлРУ, има за цел да ја усогласи визијата на училиштето со поддршката од грантот. Во предлогот се предложени активности за период од две години, во кој период грантот треба да биде целосно потрошен.

Грантот за развој на училиштето е структуриран врз основа на три категории на трошоци: инфраструктура (најмногу 40% од вкупниот износ на грантот), опрема/наставни материјали, и професионален развој на персоналот (најмалку 30% од вкупниот износ на грантот). Оваа вежба покажува дека училиштата се способни да ги издвојат своите приоритетни потреби, иако тие мораа да ги подготвуваат своите предлози во контекст на пазар во зародиш, особено во поглед на понудувачите на обука за развој на персоналот.